Service - Anwender-Tipps - TOPIX

Tipps, Arbeitsempfehlungen und Hintergrundwissen zu TOPIX

TOPIX Anwender-Tipps

An dieser Stelle stellen wir für Sie Tipps, Hinweise, Kniffe, Arbeitsempfehlungen und Hintergrundwissen zu den TOPIX Modulen und Funktionen parat. Alle Pflegevertragskunden erhalten diese Anwender-Tipps von uns auch per E-Mail.

...aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Geringfügig Beschäftigte

(April 2016)

Wenn sich bei geringfügig Beschäftigten, die vor dem 01.01.2013 eine geringfügige Tätigkeit begonnen haben (sogenannte Bestandsregel), das Arbeitsentgelt auf mehr als 400 Euro, aber nicht mehr als 450 Euro ändert, wird diese im Grunde nach rentenversicherungspflichtig. Mit Wirkung ab dem Monat der Erhöhung des Arbeitsentgelts können jene Arbeitnehmer von ihrem Recht auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht Gebrauch machen. Diese Entgeltänderung löst unterschiedliche DEÜV-Meldungen aus:

  • Bei Rentenversicherungspflicht: Beitragsgruppenschlüssel "6100", DEÜV-Meldung "32" und "12".
  • Bei Vorliegen des RV-Befreiungsantrags: Beitragsgruppenschlüssel "6500", DEÜV-Meldung "33" und "13".


Vgl. dazu auch Geringfügigkeits-Richtlinien in der Fassung vom 12. November 2014.


Umsetzung in TOPIX:

Bei Erhöhung des Arbeitsentgelts auf bis zu max. 450 Euro tragen Sie das neue Entgelt in den Mitarbeiterlohnarten ein. Anschließend gehen Sie im Mitarbeiter unter Stamm > Mitarbeiter > Sozialversicherung > c.) Minijob und duplizieren die Zeile Bestandsregelung Minijob und RV Befreiungsantrag und tragen das Datum zum Zeitpunkt der Erhöhung ein.

 

Hinweis:

Der Befreiungsantrag zur Rentenversicherung ist vom Arbeitnehmer zu unterschreiben und zu den Lohnunterlagen zu nehmen. Das Eingangsdatum des Befreiungsantrags ist entsprechend zu dokumentieren. Die Befreiung gilt bis zum Ende der geringfügigen Beschäftigung.

 

Hier ein Beispiel:

Unser Mitarbeiter Andi Otto hat am 01.01.2010 seine geringfügige Tätigkeit aufgenommen. Da sein Entgelt unter 400 Euro liegt und die Tätigkeit vor dem 01.01.2013 begann, ist er in der Rentenversicherung befreit. Ab 01.03.2016 erhöht sich sein Entgelt auf 450 Euro im Monat. Herr Otto möchte von der Befreiung der Rentenversicherung Gebrauch machen. Das Entgelt wird im Mitarbeiter unter den Lohnarten ab 01.03.2016 auf 450 Euro erhöht. In der Sozialversicherung werden die Zeilen "Bestandsregelung Minijob" und "RV Befreiungsantrag" dupliziert und mit dem Datum der Entgelterhöhung zum 01.03.2016 geändert. Ein unterschriebener RV Befreiungsantrag liegt uns mit Datum zum 01.03.2016 vor.


Ausschnitt Sozialversicherung


Anschließend werden die DEÜV Meldungen im Bereich Buchhaltung > Sozialversicherung > SV-Meldungen neu erzeugt. Vom System wird eine DEÜV Abmeldung mit Meldegrund 33 und eine DEÜV Anmeldung mit Meldegrund 13 automatisch erzeugt.


SV-Meldungen

...zum Jahreswechsel 2016

Hilfreiche Kurzinformationen

(Dezember 2015)

Wirtschaftsjahre

Das Anlegen eines neuen Wirtschaftsjahres erfolgt über "Ablage/Datei > Wirtschaftsjahre > Bearbeiten". Mit der Schaltfläche "+" legen Sie ein neues Wirtschaftsjahr an. Weitere Informationen dazu finden Sie hier im TOPIX-Handbuch Finanzbuchhaltung auf Seite 48, Nr. 1 und 2.

 

Nummernkreise

Abhängig von den Modulen, die Sie verwenden, kann es sinnvoll sein, die automatisierten Nummernkreise (z.B. für Ausgangs- und Eingangsrechnungen) zum Jahresanfang zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die Einstellungen zur Nummerierung finden Sie unter "Einstellungen > Allgemein > Nummernkreise". Vorsicht: Falls nach der Umstellung noch Rechnungen für das alte Jahr gestellt werden, prüfen Sie, ob für diese Rechnungen die Rechnungsnummern ggf. manuell korrigiert werden müssen.

 

Umsatzsteuer

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung einschließlich der Berechnung der Sondervorauszahlung für 2016 kann nach der gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldung für Dezember 2015 mit derselben TOPIX-Version gestellt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier im TOPIX-Handbuch Finanzbuchhaltung auf Seite 67.

 

Inventur

Wenn Sie Ihre Inventur zum Jahresende durchführen möchten, beachten Sie bitte unsere Kurzanleitung zur Inventur.

...vom technischen Support

Überprüfung und Reparatur einer TOPIX-Datendatei

Kurzanleitung, ab Version 8.5 (März 2013)

Achtung: Bitte führen Sie die Überprüfung und Reparatur am besten außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten aus, da der gesamte Vorgang bei größeren Datendateien oder langsameren Rechnern mehrere Stunden dauern kann.

 

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  • Beenden Sie alle aktuell genutzten TOPIX (Server)-Anwendungen, falls noch gestartet.
  • Installieren Sie die momentan eingesetzte TOPIX (Server)-Version frisch bzw. aktualisieren Sie sie über die bestehende Version.
    Dieser Schritt ist wichtig. Lassen Sie ihn keinesfalls aus!
  • Löschen Sie die *.4DIndx-Datei (liegt neben der *.4DD Datendatei).
  • Starten Sie den TOPIX (Server) neu, wählen Sie die zu überprüfende Datendatei aus und warten Sie, bis alle Indexe aufgebaut sind.
  • Sollte hierbei der Dialog Das korrekte Logbuch für diese Datendatei konnte nicht gefunden werden... angezeigt werden, klicken Sie bitte auf Erzeugen und speichern Sie ein neues Logbuch an der Stelle des bisherigen Logbuchs ab (Dateiendung .journal). Das alte kann hierbei ersetzt werden.
    Die folgende Warnung Das Logbuch wird nach dem nächsten Backup aktiviert. Soll das Backup automatisch gestartet werden? können Sie mit OK oder, um Zeit zu sparen (weil aktuell kein Backup durchgeführt wird), mit Abbrechen bestätigen. Im zweiten Fall wird das Backup dann zum nächsten planmässigen Zeitpunkt ausgeführt.
  • Beenden Sie TOPIX (Server).
  • Starten Sie TOPIX (Server) erneut und halten Sie sofort die <ALT>-Taste fest.
  • Wählen Sie im folgenden Dialog die unterste Option Das Maintainance und Security Center öffen und bestätigen Sie diese.
  • Klicken Sie unter Prüfen (Lupe links) die oberste Option Datensätze und Indizes prüfen an.
  • Wenn das Ergebis nun 3 grüne Haken zeigt (jeweils Datendatei, Datensätze und Indexe sind korrekt), ist die Datendatei fehlerfrei. Sie können den Wartungsmodus beenden, danach TOPIX neu starten und weiterarbeiten.

 

Sollten bei der Überprüfung Fehler entdeckt werden,

klicken Sie bitte auf Logbuch öffnen und senden uns im Anschluss die Datei TOPIX8_Verify_log.html per E-Mail zu.
Sie können nun unter Reparieren (Schraubenschlüssel links) eine Reparatur der Datendatei mit der Option Standard Reparatur durchführen. Von einer Reparatur mit der Option Reparieren nach Datensatzheader raten wir unbedingt ab, da hier unvorhersehbare Ergebnisse auftreten können. Eine Reparatur der Struktur (unterer Bereich) ist ebenfalls nicht sinnvoll und notwendig.

 

Ggf. erhalten Sie nach der Reparatur die Meldung Es wurden Anomalien entdeckt.

Klicken Sie dann bitte auf Logbuch öffnen und öffnen Sie die Datei TOPIX8_Repair_log.html; diese sollte nun die reparierten Fehler als "warnings (=Warnungen)" enthalten. Gerne können Sie uns diese Datei ebenfalls zusenden. Beenden Sie nun den Wartungsmodus und wiederholen Sie die obigen Schritte ab dem 4. Schritt ("Starten Sie den TOPIX (Server) neu, wählen..."). Nun sollte Ihre Datendatei fehlerfrei sein.

Achtung: Bitte denken Sie im Serverbetrieb daran, das Backup nach der Überprüfung/Reparatur neu zu konfigurieren und ggf. wieder ein Journal anzulegen.

 

Hinweis zur SQL-Kommunikation am 4D Server

Bitte beachten Sie, dass der in den Datenbank-Eigenschaften im Register SQL angegebene Port auch in den lokalen Firewalls der Server- und Clientrechner freizugeben ist (analog zu den normalen Kommunikationsports). Dies liegt daran, dass die 4D-interne SQL-Kommunikation über den betreffenden SQL-Port ausgeführt wird, auch wenn der SQL-Server selbst im Normalfall nicht gestartet werden muss (Ausnahme: Zugriffe von außen via ODBC).

 

Save early, save often

Ein tägliches Backup der Datenbank schafft Sicherheit!

...aus der Finanzbuchhaltung

Umsatzsteuer-Voranmeldung zum 31.12.2012

(Januar 2013)

Damit die geleistete Sonder-Vorauszahlung von Anfang 2012 in der UVA zum 31.12.2012 automatisch in Abzug gebracht wird, muss die Zahlung auf ein Konto mit der UVA-Kennziffer 39 gebucht sein. Bei den Standardkontenrahmen sind das die Konten:

  • 1781 (bei SKR03)
  • 3830 (bei SKR04)

...aus der Lohnbuchhaltung

Dokumentation zum Jahreswechselupdate

(Januar 2013)

Wie jedes Jahr liefern wir Ihnen mit dem Jahreswechselupdate eine umfangreiche Dokumentation mit allen gesetzlichen Änderungen und deren Umsetzung in TOPIX. Da die Updatemails an die von Ihnen gemeldete "E-Mail Lizenz Adresse" und damit meist an Ihre IT-Abteilung verschickt werden, gelangen die mitgelieferten Lohninformationen oft nicht bis zum verantwortlichen Lohnbuchhalter bzw. zur verantwortlichen Lohnbuchhalterin. Sie können diese Dokumentation auch dem Handbuch zur Lohnbuchhaltung entnehmen.

Gültigkeit des ITSG Zertifikats prüfen

(Januar 2013)

Ein ITSG-Zertifikat hat eine Gültigkeitsdauer von 3 Jahren. Bitte prüfen Sie das Ablaufdatum in den Einstellungen > Schnittstellen > SV-Meldungen und beantragen Sie ggf. rechtzeitig zu einem günstigen Zeitpunkt ein neues Zertifikat. Das Trustcenter benötigt ca. 1 Woche Bearbeitungszeit. Während dieser Zeit steht Ihnen das alte Zertifikat nicht mehr zur Verfügung.

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