Software - Dienstleistungen - Projektverwaltung - TOPIX

Projektverwaltung mit Jobs zur Unterstützung von Team-Abläufen

An Ihre Prozesse anpassbar

Mit der TOPIX Projektverwaltung realisieren Sie Ihre Projekte erfolgreich und vereinfachen Ihre Abläufe erheblich. Die Strukturen können Sie leicht an Ihren Bedarf und eigene Prozesse anpassen. Die TOPIX Projektverwaltung:

  • Entspricht natürlichen Arbeitsfolgen
  • Ermöglicht die Vereinheitlichung Ihrer Prozesse
  • Gibt Ihnen die Freiheit für Sonderfälle und Änderungen
  • Reduziert die notwendigen Arbeitsschritte
  • Bietet allen Beteiligten stets die passenden Informationen

Detaillierte Planung mit Hilfe von Jobs

Projekte sind immer in Arbeitspakete (Jobs) unterteilt. Einfache Projekte haben vielleicht nur ein oder zwei Jobs. Umfangreiche Projekte können auch mehrere hundert Jobs haben, die ggf. in Job-Gruppen zusammengefasst oder mit der Termin- und Aufgabenverwaltung weiter untergliedert werden. Die Jobs enthalten alle kaufmännischen und zeitlichen Vorgaben, Beschreibungen und ggf. QS-Elemente.

Übersichtliche Budgetierung

Bei Bedarf können Sie mehrere Projekte zu Etats (Budgets) und Subetats zusammenfassen und bezüglich Auftragsbestand, Leistungserbringung und Abrechnungsvolumen überwachen. Beim Erreichen einstellbarer Grenzwerte werden die Verantwortlichen automatisch informiert. Optionale Lagerverwaltungsfunktionen und die Dispoliste unterstützen Sie bei beim Einkauf von Material und Waren.

Systematische Benutzeroberfläche

Die systematisch aufgebaute Benutzeroberfläche hilft Ihnen immer den Überblick zu behalten. Zusätzlich lassen sich bei entsprechender Zugriffsberechtigung alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter einfach in das gesamte Geschehen einbinden. Ein Blick in die Projektmaske zeigt alle zugehörigen Vorgänge: Jobs, Termine, Aufgaben, Korrespondenzen, Protokolle, Notizen, Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen

Nachvollziehbare Abrechnungen

Alle Arbeitsschritte können Sie auch nach Jahren noch nachvollziehen. Rückfragen des Auftraggebers können genau so beantwortet werden wie die Frage nach der Rentabilität der Projekte. Auch umfangreiche Rechnungen können Sie schnell erstellwn: nach vereinbartem Festpreis, nach Aufwand oder im gemischten Verfahren. Weitere Abrechnungsoptionen sind Abschlags- und Teilrechnungen sowie automatisierte Fremdkostenabrechnungen.

Schnellauswertungen und Projektberichte

Mit der TOPIX Projektverwaltung können Sie alle Projektabläufe souverän kontrollieren. Über die Auswertungsseite erhalten Sie jederzeit einen Überblick zu den aktuellen Arbeitsfortschritten und der kaufmännischen Entwicklung des Projekts. Sowohl die Standardauswertungen als auch der TOPIX Analytik-Report greifen dabei direkt auf Projektdaten zurück. Sie brauchen also weder Kenntnisse der Buchhaltung noch Zugriff auf diese Funktionen. Einmal eingerichtet, erhalten alle Beteiligten Ihre Informationen auf Knopfdruck.

Datenkonsistenz und Zugriffsschutz

Daten der Projektverwaltung können Sie schnittstellenfrei in die Module TOPIX Finanzbuchhaltung oder TOPIX Kosten- und Leistungsrechnung übertragen. Alternativ übergeben Sie die buchhalterisch relevanten Daten über die TOPIX DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater.

 

Durch Zugriffsrechte können Sie die Aktions- und Einblickberechtigungen für jeden Mitarbeiter steuern. Auch freie Mitarbeiter lassen sich so sicher integrieren. Bei Bedarf ist auch eine Eingrenzung der Projektzugriffe pro Abteilung (Arbeitsgruppe) möglich.

Mobiler Zugriff

Per Web- oder iPhone/iPad-Client können Sie projekt- und kundenrelevante Informationen schnell abrufen. Der Zugriff erfolgt dabei immer auf den zentralen Server unter Berücksichtigung aller oben erwähnten Zugriffsberechtigungen.

Allgemein

  • Mehrstufiges, flexibel anpassbares System
  • Zugriffsregelung auf Projektebene, in Abhängigkeit von Projektleiter und Kundenbetreuer mit Priorität für Abteilungsleiter
  • Frei konfigurierbare Musterprojekte mit detaillierten Vorlagen für enthaltene Jobs
  • Trennung in interne Projekte und Kundenprojekte möglich
  • Optionale Budgetverwaltung: Zuordnung jedes Projekts zu Etats- und Subetats

Projekt-Ebene

  • Sammelmappen-Funktion für Korrespondenz, Notizen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Ereignisse, Kategorieeinträge, Tickets und Wareneingänge.
  • Unterteilung der Projekte in bis zu 999 Jobs (= Aufgaben, Tätigkeiten, Tätikeitspakete)
  • Zuordnung für 2 Projektleiter, zuständige Betreuer und Vertreter/Vertriebsmitarbeiter
  • Start- und Endtermin
  • Prioritäten
  • Projektstatus (kaufmännisch)
  • Freifelder mit optionalen, frei konfigurierbaren Auswahllisten
  • Bis zu drei Projektbriefings: Projektbeschreibung für Kunden, Projektbriefing für Mitarbeiter und Projektbemerkung für Projektleiter
  • Option für Projektführung ohne Leistungserfassung
  • Option für Projektführung mit Freigabeprozess für erbrachte Leistungen
  • Direkter Einblick in alle zugehörigen Jobs mit drei Darstellungen: Kalkulation, Kurzliste nach Preisen, Kurzliste nach Terminen und Bearbeiterzuordung
  • Direkter Einblick in bereits erbrachten Leistungen mit Preisen und Abrechnungsstatus
  • Vorgabe für Abrechnungsverfahren "nach Auftragsbestätigung", "nach Aufwand" und "ohne Berechnung"
  • Automatisierung der Fremdkosten-Berechnung bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
  • Vorgabe für offene Fremdkosten-Aufschläge und verdeckte Fremdkosten-Zuschläge
  • Teilautomatisierte Abrechnung für bereits erbrachte Leistungen
  • Direkter Zugang zu Schnell-Auswertung in der Projekt-Bildschirmmaske
  • Vordefinierte, konfigurierbare Auswertungen für alle üblichen Standards
  • Frei generierbare Auswertungen über den enthaltenen Reportgenerator

Job-Ebene und Budget-/Etatverwaltung

  • Bis zu 999 Jobs (= Aufgaben, Tätigkeiten, Tätigkeitspakete)
  • Teilweise automatisierte Anlage von Jobs durch Übernahme von Positionen aus Angeboten oder Auftragsbestätigungen und umfangreiche Vorgabewerte aus dem Artikelstamm
  • Darstellung aller relevanten Informationen des übergeordneten Projekts in der Job-Eingabemaske
  • Jobs "nach Zeit" oder "nach Menge" (eine Mischung wird nicht empfohlen)
  • Zuordung von bis zu 10 Bearbeitern und/oder Bearbeiter-Teams
  • Optional: Ressourcenplanung
  • Optional: Einteilung in Arbeitsschritte
  • Terminplanung mit Start, Endtermin und Vorgabe der Terminsicherheit
  • Vorgaben für Ausführungsort und -Qualität
  • Zehnstufiger Jobstatus (Arbeitsfortschritts-Status)
  • Laufend aktualisierter Soll-/Ist-Vergleich für erbrachte Zeit-Leistungen
  • Direkter Überblick über zugehörige Verkaufs- und Einkaufdokumente
  • Laufend aktualisierte Mehraufwands- und Teilberechnungs-Übersicht bei Nutzung dieser Funktion in der Leistungserfassung
  • Direkter Einblick in alle zugehörigen, bereits erbrachten Leistungen mit Preisen, Abrechnungsstatus und Korrekturwerten

Leistungserfassung

  • Für jeden Job können beliebig viele Leistungen erfasst werden
  • Trennung in Eigen- und Fremdleistungen
  • Erfassung "nach Zeit" oder "nach Menge"
  • Schnellerfassung mit Anzeige aller relevanten Informationen aus den Vorgaben des Projekts und des übergeordneten Jobs
  • Schnelle Erfassung von Zeit-Leistungen und verwendeten Materialien in einem Zug
  • Bezeichnung der Leistung basierend auf der Bezeichnung des Stammartikels
  • Frei eingebbare Beschreibung mit Textbausteinen
  • Stets aktuelle Darstellung des Soll-/Ist-Vergleichs aus dem übergeordneten Job
  • Optional: Detaillierte Erfassung und Begründung für Mehraufwendungen (vs. Plan)
  • Optional: Detaillierte Erfassung und Begründung für Teilabrechnungsvorschläge
  • Erfassung von Fremdkosten (Spesen, Auslagen) in der selben Maske möglich, wenn keine Erfassung über Eingangsrechnung erfolgen kann, mit Berechnungshilfen
  • Überblick über alle erfassten Leistungen eines Tages für den aktiven Benutzer
  • Konfigurierbare Erfassungsmaske: Nicht benötigte Felder können unternehmensweit bzw. pro Benutzer in den TOPIX:8 Voreinstellungen ausgeblendet werden
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