Software - Dienstleistungen - Vertragsverwaltung - TOPIX

Abwicklung und Abrechnung für wiederkehrende Vorgänge mit Apple MacOS und Microsoft Windows

Umfangreiche Möglichkeiten

Mit der TOPIX Vertragsverwaltung sichern und beschleunigen Sie wiederkehrenden Geschäftsvorgänge für abzurechnende Honorare, Beratungs- und Betreuungsleistungen, jegliche Form von Mieten und Abonnements, regelmäßige Servicetätigkeiten, Verbrauchsabrechnungen und Wartungsverträge oder Beitragszahlungen. Das Modul deckt die Anforderungen unterschiedlichster Branchen ab und ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Abbildung von Varianten und Sonderfällen

Für die automatisierte Abrechnung wird mit dem Output-Konfigurator in jedem Vertrag das "Wann" und das "Wie" in beliebig vielen Varianten hinterlegt. Am Stichtag ist dann nur noch ein einziger Befehl nötig und die gewünschten Rechnungen werden automatisch und vollständig individualisiert erzeugt. Sammelrechnungen pro Kunde und Projekt sind ebenso möglich wie die Abrechnung über Drittfirmen.

Sinnvoll erweiterbar

Mit branchenspezifischen Ergänzungsmodulen zur Vertrags- und Serviceverwaltung ist auch die automatisierte Erfassung und die termingenaue Abrechnung großer Mengen von Verbrauchsabrechnungen aller Art möglich. Fixe Pauschalen und variable Positionen können dabei beliebig gemischt und mit gezielten Kontrollmechanismen gesichert werden. Umfassende Lösungen sind dabei im Einsatz für die Abrechnung von Kopiersystemen, im Bereich von Telefonie und Internet-Providern sowie für die Abrechnung mobiler Datendienste.

Funktionen der Vertragsverwaltung

(Auszug)

  • Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit fixen Positionen
  • Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit variablen Positionen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
  • Vor- oder nachschüssige Abrechnung
  • Stichtagsgenaue Abrechnung
  • Einmalige Anfangs- und End-Sonderzahlung
  • Rumpfberechnung für Anfangs- und Abschluss-Teilzeiträume
  • Flexible Variabilität für Laufzeitgestaltung und Abrechnungen
  • Zwei unterschiedliche Laufzeiten in einem Vertrag möglich, z.B. Grundhonorar und Verbrauchsabrechnungen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
  • Automatische Rechnungsstellung zum Fälligkeitstermin mit automatisch individueller Generierung der Rechnungstexte aus einer Vielzahl von Vorgabeparametern
  • Frei gestaltbare Ausdruckformulare in beliebig vielen Varianten, wahlweise Druck oder PDF-/Mailzustellung
  • Sammelrechnungen pro Kunde, Kategorie oder pro Projekt, auch mit gezielter Zusammenfassung in mehreren Teil-Sammelrechnungen
  • Sammelfunktionen mit frei definierbaren Zwischenüberschriften und -summen
  • Kündigungsabwicklung mit Kündigungsfristen, Eingangsverwaltung, Fristprüfung und Kündigungsfreigabe
  • Festlegung, Überwachung und Abwicklung von geplanten Preisanpassungen

Erfassung und Abrechnung von Verbrauchsdaten bei Kopier-Systemen

(Ergänzung zur Vertragsverwaltung)

  • Übernahme der Verbrauchswerte: Manuell, durch Import oder via Online-Abfrage, bei geeigneten Geräten auch durch direkte Geräteauslesung
  • Import der Verbrauchsdaten anderer Erfassungssysteme
  • Automatisierte Ausgabe von Erfassungsbögen oder -erinnerungen mit wählbarer Vorlaufzeit und Zustellung per Post, Fax oder E-Mail
  • Zusammenfassende zentrale Darstellung von Objekt- und Gerätedaten
  • Übernahme, Kontrolle und Verarbeitung von (periodischen) Zulieferer-Abrechnungen
  • Diverse Auswertungsmöglichkeiten wie beispielsweise die einkaufs- und verkaufsseitige Gegenüberstellung von Verbrauchswerten
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