Aufträge Faktura Software - MacOS + Windows - TOPIX

Kundenanfragen, Kalkulationen, Angebote, Aufträge und Rechnungen

Automatisierung bei uneingeschränkter Flexibilität

Um diesen Spagat zu vollbringen, werden nahezu alle Informationen aus dem Artikel- und Leistungsverzeichnis über diverse Schnellfunktionen direkt in Kundenanfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen übernommen. Für das Auslandsgeschäft können Formulare und Artikelbeschreibungen in mehreren Sprachen ausgegeben werden. Durch die Automatismen für die Preisfindung sind Sie in der Lage, auch umfangreiche Vorgänge schnell abzuschließen.

Masken für Angebote, Auftragsbestaetigungen, Lieferscheine und Rechnungen

Durchdachter Workflow

Die Erzeugung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen direkt aus dem Angebot heraus sowie eine Reihe weiterer Mechanismen, sorgen für einen effizienten Arbeitsfluss. Die Statusverwaltung zeigt den aktuellen Stand auf Vorgangs- und Positionsebene an. Selbstverständlich sind diese Informationen an allen relevanten Stellen sichtbar.

Dispoliste für die Auftragsabwicklung

Flexible Gestaltungsmöglichkeiten

Mit TOPIX bilden Sie unterschiedliche Einkaufspreise, Zielpreise, frei erstellte Positionen und weitere kaufmännische Varianten spielend ab. Automatischen Vorschläge können Sie individuell anpassen oder ergänzen. Für individuelle Kalkulationen bietet jede Positionszeile Rabatte und ein Feld zur Eingabe freier Formeln - fast wie ein "Mini-Rechenblatt". Diese Hilfen funktionieren schnell und sichern zudem die Nachvollziehbarkeit. Erläuterungen zu den Positionen, Überschriften und Zwischensummen werden an gleicher Stelle gesetzt.

Elegante und moderne Dokumente

In TOPIX hinterlegte Dokumente können Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden. In letzterem Fall auch mit automatisierter Erzeugung eines E-Mail-Anschreibens, das bereits die PDF-Datei als Anhang enthält. Dabei sorgt TOPIX dafür, dass alles sauber und einheitlich gestaltet vom Tisch geht. In der Layoutansicht eines Vorgangs können Sie sofort das Endergebnis überprüfen und mit allen Funktionen der Textverarbeitung optimieren.

Allgemein

  • Euro- und fremdwährungsfähig
  • Mehrsprachig
  • Unterstützte Komponenten:
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine (mit automatischem Lagerabgang)
  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Stornos
  • Proforma-Rechnung
  • Sammelrechnung über mehrere Lieferscheine oder Angebote/Aufträge, auch mit optionaler Verdichtung
  • Direkte automatische Datenübernahme per Ein-Klick-Workflow (bei freier Änderbarkeit aller Positionen und Konditionen):
  • Angebot in Auftrag (Bestätigung)
  • Angebot/Auftrag in Lieferschein/Rechnung
  • Lieferschein(e) in Rechnung und umgekehrt
  • Dabei wahlweise Übernahme der Betrifft-, Anfangs- und Schlusstexte des Vordokuments
  • Wahlweise Stapelverarbeitung, um z.B. mehrere Aufträge zu Lieferscheinen umzuwandeln.
  • Unterschiedliche MwSt-Sätze für die Positonen eines Vorgangs  
  • Vorgänge in Brutto- und Nettoerfassung

Automatische Preisfindung

  • Preisklasse individuell beim Kunden vorgebbar
  • Zusätzlich oder alternativ Preisklasse(n) beim Artikel
  • Möglichkeit der Verrechnung mit dem für diese Preisklasse beim Artikel hinterlegten Mengenrabatt
  • Alternativ dazu beim Kunden hinterlegte Rabattsätze für Zeilen- oder Gesamtrabatt
  • Alternativ oder ergänzend dazu (auch gemischt) kundenspezifische Sonderpreise
  • Zusätzlich zeitlich begrenzte Aktionspreise
  • Automatisch gesetzte Preise, Bezeichnungen und Beschreibungen manuell änderbar
  • Rabatte in Angebot/Auftrag/Rechnung:
  • Zeilenrabatt 1 prozentual
  • Zeilenrabatt 2 (alternativ als Zuschlag) prozentual/pauschal/mengenabhängig
  • Zwei prozentuale Globalrabatte
  • Wahlweise Verwendung von Rabatt-Aktionsnamen mit hinterlegten Prozentsätzen bei Zeilenrabatt 1 und/oder Globalrabatt 2
  • Kalkulationshilfe mit freier Rechenformel und Kommentar bei jeder Position
  • Freie Positionen ohne Zugriff auf das Artikel-/Leistungsverzeichnis möglich
  • Skontier- und Rabattfähigkeit pro Position ausweisbar

Übersichtlichkeit

  • Drei Angebotsarten: konkret, geschätzt, informell
  • Detaillierter Angebots-, Auftrags- Liefer- und Rechnungsstatus
  • Positionsweise Darstellung des Liefer- und Abrechnungsstatus
  • Statusabhängige Summenermittlung in Angebots-,
  • Auftrags- und Rechnungsliste
  • Unterstützung des Vier-Augen-Prinzips bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
  • Angebotsprognose:
  • Wahrscheinlichkeiten
  • Erwarteter Umsatz (einmalig und laufend)
  • Entscheidungstermin
  • Lieferwunschtermin
  • Wahlweise Prüfung des Lagerbestands bereits bei der Erfassung des Auftrags
  • Projektzuordnung als zusätzliches Gliederungsmerkmal
  • Barzahlerfunktion in der Rechnung („Gegeben“/„Zurück“)
  • Verwaltung des Zahlungsstatus in der Rechnung auch manuell möglich

Druckformulare

  • Mitgelieferter Mustersatz für Formulare
  • Formulareditor zur Änderung der mitgelieferten Formulare und zur individuellen, CI-konformer Gestaltung (wie in der Korrespondenz)
  • Beliebig viele Formular-Varianten je Vorgangsart, Hoch/ Quer bis A3
  • Automatische Erzeugung aller Ausdrucke

Artikelumsatzlisten

  • Druck von Umsatz, Rohertrag (absolut und prozentual) und Anzahl für jeden Artikel
  • Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
  • Verschiedene Verdichtungsoptionen (z.B. Artikel, Artikelgruppe, Projekt)

Kundenumsatzliste

  • Hitliste nach Umsatz oder Rohertrag
  • Wahlweise beschränkt auf die gewünschte Anzahl der Besten (verbunden mit nachfolgendem Mailing)
  • Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
  • Optional mit Artikeldetails

Übergabe an Finanzbuchhaltung, Mahnwesen

  • Automatische Übergabe aller relevanten Parameter (inkl. evtl. Rabatte auf voreinstellbare Konten) an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr
  • Alternatives Mahnverfahren direkt aus der Fakturierung (falls nicht mit integrierter FiBu gearbeitet werden soll).   
  • Verwaltung von Zahlungseingängen

Provisionsabrechnung

  • Nach Vertreter und %-Satz je Kunde
  • Nach Vertreter und %-Satz je Artikel/Leistung
  • Nach Vertreter je Kunde und %-Satz je Artikel
  • Standard-Vertreter-%-Sätze pro Rechnungsposition manuell änderbar
  • Berechnung nach Rohertrag oder Nettowert
  • Wahlweise nur bezahlte Rechnungen
  • Optionale Provisionsminderung bei Gutschrift/Storno
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